La signature électronique dans une direction juridique

Juriste
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Quelle utilisation de la signature électronique dans une direction juridique ? La direction juridique du Figaro utilise la signature électronique pour ses contrats fournisseurs et prestataires, les documents liés à la vie des sociétés et pour répondre à des appels d’offres. Explications.

La direction juridique du Figaro dirigée par Bénédicte Wautelet compte moins de dix personnes dont cinq juristes pour répondre au mieux aux besoins des collaborateurs du groupe.

Lauriane Leroy Plancke, Responsable Juridique du Figaro depuis 12 ans, est également depuis 18 mois responsable de la digitalisation, des outils de la direction juridique. Elle explique que ce processus de transformation numérique a été incité par la direction générale qui la considère comme un enjeu majeur.

Aussi, la direction juridique a décidé de numériser ses outils. Il y a deux ans, le groupe a décidé d’utiliser pour toute l’activité corporate une solution qui assure la numérisation complète de l’activité corporate, l’organisation des réunions.           

Pour aller plus loin, « nous avons décidé de créer une solution digitale pour gérer le cycle de vie de nos contrats, de leur création, leur validation, leur signature à la gestion de leurs échéances. Dans ce cadre, nous avons intégré un workflow de validation et surtout un module de signature électronique. Jusqu’ici, nous disposions d’une solution contrathèque ne permettant pas d’intégrer ces nouvelles fonctionnalités. C’est pourquoi, notre choix s’est porté sur le développement d’une solution unique sur mesure couplée à un service de signature électronique afin d’optimiser notre gestion contractuelle » précise Lauriane Leroy Plancke.

Une bibliothèque de contrats sur-mesure

Cet outil intègre la signature électronique Universign. Comment cela fonctionne ? Concrètement, lorsqu’un opérationnel fait une demande, le juriste créé le contrat, le centralise dans cette solution qui bénéficie de la fonctionnalité de signature électronique. Ainsi, quand le contrat est finalisé, le workflow de validation peut être lancé.   

Enfin, la procédure de signature électronique vient clôturer l’opération dans la contrathèque du groupe. Cela concerne les contrats fournisseurs et prestataires, les contrats clients, les documents liés à la vie des sociétés (PV d’Assemblée Générale par exemple) et pour répondre à des appels d’offres.              

L’application permet ainsi de centraliser les documents, de gérer les échéances contractuelles des contrats commerciaux.  

Aujourd’hui, le domaine RH n’est pas concerné. Une réflexion est menée afin d’envisager des développements complémentaires afin d’y inclure les contrats de travail et leurs avenants.

En outre, pour accélérer la numérisation de l’activité corporate, la direction juridique réfléchit à organiser la dématérialisation des registres du groupe (assemblées, titres).

De même, de nouvelles fonctionnalités pourraient voir le jour dans la contrathèque pour faciliter la rédaction de contrats avec des clauses-types par exemple.

Des démarches sécurisées

En définitive, cet outil apporte une sécurisation des démarches et transactions. Toutes les étapes sont tracées et certifiées. La signature électronique apporte un moyen d’authentification beaucoup plus fort que la signature traditionnelle papier avec le système d’horodatage. Par ailleurs, elle facilite l’archivage : les documents sont conservés dans un lieu unique et sécurisé. Les risques opérationnels liés à la perte des contrats sont réduits. Cela permet aussi une économie de temps et de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Parmi les autres avantages, la direction juridique observe une accélération du processus de contractualisation : le processus de contractualisation est lancé rapidement une fois la validation du contrat notamment par le directeur. La direction générale le signe. La partie cocontractante reçoit un lien directement dans sa messagerie l’invitant à signer le document. Il existe aussi un système de relance. Cela permet de mieux suivre la signature des contrats.

« Nous voulions intégrer un module de signature assez simple, intuitif, fiable et sécurisé permettant un gain de temps et de productivité. L’objectif est réussi notamment parce que nous avons à nos côtés un prestataire de confiance attentif à nos problématiques. Il a également su faire preuve d’une très grande réactivité pour adapter la solution Universign à nos besoins », conclut Lauriane Leroy Plancke.

Arnaud Dumourier (@adumourier)

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